Sie möchten Zahlungsausfälle reduzieren, ohne Kundenbeziehungen zu gefährden? Dann ist es wichtig, diverse Punkte korrekt umzusetzen. Vermeiden Sie Fehler, um möglichst fristgerecht zu Ihrem Geld zu kommen.
Offene Rechnungen gehören leider zum Alltag vieler Unternehmen und fühlen sich jedes Mal unangenehm an. Man will eigentlich konsequent sein und gleichzeitig die gute Beziehung zum Kunden nicht «unnötig» belasten. Aber genau hier entscheidet sich, wie professionell ein Unternehmen aufgestellt ist.
Ein gut aufgesetztes Mahnwesen ist kein Zeichen von Misstrauen, es ist Ausdruck von Klarheit, Verlässlichkeit und unternehmerischer Verantwortung. Sind Abläufe klar definiert, schützt dies die eigene Liquidität und sorgt zudem für Wertschätzung gegenüber den Kunden.
Ihr professioneller Umgang mit Ihrem Mahnwesen ist entscheidend
Undurchsichtige Prozesse führen leider oft dazu, dass nicht nur die Rechnungen, sondern auch die Mahnungen zu spät verschickt werden. Das hat dann den Nachteil, dass Zahlungserinnerungen gerne zu emotional versendet werden. Das kann sehr oft in eine Richtung gehen, welche kontraproduktiv ist.
Ein richtig gut aufgesetztes Mahnwesen stabilisiert Ihre eigene Liquidität, reduziert unnötige Zahlungsausfälle, entlastet das interne (oder externe) Team und schafft klare Erwartungen an die Kunden.
Wichtig zu wissen ist: Konsequenz und Kundenorientierung schliessen sich nicht aus – im Gegenteil, sie stabilisieren.
So setzen Sie Ihr Mahnwesen strukturiert auf
Ein korrekt aufgesetztes Mahnwesen folgt klaren Regeln und verlässt sich nicht auf spontane Reaktionen.
1) Definieren Sie Ihre Zahlungsfristen
Erwähnen Sie bereits auf der Offerte und der Rechnung Ihre Zahlungsziele. So vermeiden Sie Missverständnisse.
2) Automatisieren Sie den Ablauf Ihrer Zahlungserinnerungen
Versenden Sie lieber eine «Freundliche Zahlungserinnerung» als eine «Erste Mahnung». Beide sind faktisch dasselbe, jedoch liest sich eine freundliche Erinnerung sympathischer. Es kann ja sein, dass die Rechnung wirklich untergegangen ist.
3) Legen Sie den Prozess fest und definieren Sie im Voraus:
- Wann erfolgt die erste Mahnung?
- Wann wird die zweite Mahnung verschickt?
- Ab welchem Zeitpunkt werden weitere Schritte geprüft?
- Wann fallen allenfalls zusätzliche Mahngebühren an?
Ein sauberes System sorgt für Professionalität. In der Regel ohne emotionale Reaktionen auszulösen.
4) Wählen Sie trotz Frust eine freundliche Tonalität
- Seien Sie freundlich, sachlich, klar.
- Erheben Sie keine Vorwürfe oder keine Rechtfertigungen.
Halten Sie die Kundenbeziehung und die Konsequenz in Balance
Beim Mahnwesen entstehen sehr oft Missverständnisse. Häufig wird angenommen, dass «Wer mahnt, riskiert den Kunden!»
Dem ist aber nicht so…Halten Sie die Kundenbeziehung und Konsequenz in Balance – die Kundenbeziehung leidet nicht darunter, wenn die Struktur des Mahnwesens sauber läuft.
Unser Tipp: Gibt es nachvollziehbare Gründe für eine Verzögerung der Zahlung, kann gemeinsam eine Lösung gefunden werden. Dies sollte jedoch bereits zu einem Zeitpunkt diskutiert werden, bevor die erste Zahlungsfrist überschritten ist.
Sie brauchen Unterstützung in Ihrem Mahnwesen? Dann sind wir sehr gerne für Sie da!
df audit – wir stehen Ihnen zur Seite, damit Ihre Prozesse reibungslos verlaufen.