Digitale Ablage – effizient und rechtssicher

Die digitale Ablage von Buchhaltungsunterlagen bietet zahlreiche Vorteile; darunter erhöhte Effizienz, bessere Organisation und Erfüllung gesetzlicher Anforderungen. In diesem Blogbeitrag beleuchten wir, wie Sie Ihre Buchhaltungsunterlagen digital ablegen können und welche rechtlichen Aspekte dabei zu beachten sind.

 

Vorteile der digitalen Buchhaltung

  • Zeitersparnis: Digitale Dokumente können schneller gesucht und gefunden werden.
  • Platzersparnis: Keine physischen Ordner mehr, die Platz in Ihrem Büro beanspruchen.
  • Sicherheit: Digitale Dokumente können leichter gesichert und vor Verlust oder Beschädigung geschützt werden.
  • Zugänglichkeit: Zugriff auf Ihre Unterlagen von überall und jederzeit, besonders hilfreich für Remote-Arbeit und Zusammenarbeit mit Ihrer Treuhänderin bzw. ihrem Treuhänder.

Grundprinzipien der digitalen Ablage von Buchhaltungsunterlagen

Strukturierung und Organisation
Eine klare Struktur ist entscheidend. Beginnen Sie mit Hauptordnern für verschiedene Kategorien wie „Rechnungen“, „Bankbelege“, „Lohnabrechnungen“ und „Steuerunterlagen“. Innerhalb dieser Hauptkategorien können Sie nach Jahren und Monaten weiter unterteilen. Achten Sie jedoch darauf, die Anzahl der Unterordner begrenzt zu halten, um ein langes Durchklicken zu verhindern.

Einheitliche Benennung
Verwenden Sie einheitliche Dateinamen, die das Auffinden erleichtern – zum Beispiel: „2024-06_Rechnung_Musterfirma_Betrag.pdf“. Achten Sie darauf, dass die Dateinamen eindeutig und beschreibend sind, damit Sie diese über die Suchmaske schnell und einfach finden.

Verwendung von Metadaten
Nutzen Sie Metadaten und Tags, um Ihre Dokumente weiter zu kategorisieren und die Suche zu erleichtern. Viele Dokumentenmanagement-Systeme, u.a. PEAX, bieten diese Funktionalität. Achten Sie darauf, auch Ihre E-Mails korrekt zu beschriften. Persönlicher Tipp: im Outlook kann der Betreff von erhaltenen E-Mails nachträglich geändert werden. Arbeiten Sie hier mit Stichwörtern und verzichten Sie somit auf viele Unterordner.

 

Gesetzliche Anforderungen in der Schweiz

Die Schweiz hat spezifische gesetzliche Anforderungen für die Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen, die im Obligationenrecht (OR) und im Bundesgesetz über die Mehrwertsteuer (MWSTG) festgelegt sind.

Aufbewahrungsfristen

  • 10 Jahre   –   Buchhaltungsunterlagen /  Steuerrelevante Unterlagen  /  Lohnunterlagen
  • 20 Jahre   –   Unterlagen zu Liegenschaften

Bei Liegenschaften lautet unsere Empfehlung, die Unterlagen während der gesamten Haltedauer aufzubewahren, da diese bei einer Veräusserung im Hinblick auf die Steuer von Relevanz sind (Grundstückgewinnsteuer).

Anforderungen an die digitale Aufbewahrung

  • Unveränderbarkeit: Digitale Dokumente müssen unveränderbar gespeichert werden. Eine Veränderung muss protokolliert werden.
  • Lesbarkeit: Dokumente müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben.
  • Nachvollziehbarkeit: Änderungen und Zugriffe müssen dokumentiert werden.
  • Zugriffssicherheit: Nur berechtigte Personen dürfen Zugriff auf die Dokumente haben. Benutzername und Passwörter sollten für den Notfall auch von Ihrer Stellvertretung zugänglich sein.

 

Datenschutz in der Schweiz

Die Schweiz hat strenge Datenschutzgesetze, die im Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) festgelegt sind. Diese Gesetze schützen die Privatsphäre und die persönlichen Daten von Einzelpersonen und stellen sicher, dass Unternehmen verantwortungsvoll mit Daten umgehen.

Rechtliche Anforderungen

  • Einwilligung: Personenbezogene Daten dürfen nur mit ausdrücklicher Zustimmung der betroffenen Person verarbeitet werden.
  • Zweckbindung: Daten dürfen nur für den Zweck verwendet werden, für den sie erhoben wurden.
  • Transparenz: Betroffene müssen darüber informiert werden, welche Daten gesammelt und wie sie verwendet werden.
  • Datensicherheit: Unternehmen müssen angemessene technische und organisatorische Massnahmen treffen, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten.

Praktische Umsetzung

  • Datenverschlüsselung: Verschlüsseln Sie Daten sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung. Dies schützt sie vor unbefugtem Zugriff.
  • Zugriffsrechte: Beschränken Sie den Zugriff auf sensible Daten auf diejenigen Mitarbeitenden, die ihn wirklich benötigen. Implementieren Sie ein striktes Berechtigungsmanagement.
  • Regelmässige Schulungen: Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden regelmässig im Umgang mit personenbezogenen Daten und den geltenden Datenschutzrichtlinien.
  • Datenschutzbeauftragter: Ernennen Sie einen Datenschutzbeauftragten, der für die Einhaltung der Datenschutzvorschriften verantwortlich ist.

 

Tools und Software für die digitale Buchhaltung

  • Cloud-Speicherlösungen: Cloud-Dienste wie Swisscom myCloud bieten sichere und zuverlässige Speicherlösungen. Stellen Sie sicher, dass der Anbieter die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Bei Cloud-Speicherlösungen empfiehlt es sich, Anbieter zu wählen, die Ihre Daten in der Schweiz speichern.
  • Dokumentenmanagement-Systeme (DMS): Für eine professionelle digitale Buchhaltung sind DMS wie DocuWare oder Abacus geeignet. Diese Systeme bieten Funktionen wie automatisierte Workflows, revisionssichere Archivierung und umfassende Suchfunktionen.
  • Buchhaltungssoftware: Moderne Buchhaltungssoftware wie Bexio, Banana Accounting oder Topal bietet oft integrierte Funktionen zur digitalen Ablage und Verwaltung von Buchhaltungsunterlagen.

 

Best Practices für die digitale Buchhaltung

Regelmässige Sicherungen
Erstellen Sie regelmässige Backups Ihrer digitalen Buchhaltungsunterlagen. Nutzen Sie hierfür sowohl Cloud-basierte als auch lokale Lösungen. Sollte ein DMS- oder Buchhaltungssystem ausfallen oder Sie keinen Internetzugriff haben, sind die Daten somit gesichert und zugänglich. Achtung: Nicht bei allen Buchhaltungssoftware-Anbietern ist ein Export sämtlicher Dateien möglich. Bexio beispielsweise ermöglicht den Zusammenzug und das Herunterladen aller Debitorenrechnungen, nicht jedoch den Download von Kreditorenrechnungen.

Automatisierung
Nutzen Sie Automatisierungstools, um wiederkehrende Aufgaben wie das Scannen und Speichern von Rechnungen zu automatisieren.

Regelmässige Überprüfung
Überprüfen Sie regelmässig Ihre Ablagestruktur und die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen.

Schulung der Mitarbeitenden
Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit der digitalen Ablage und den entsprechenden gesetzlichen Anforderungen.

 

Fazit und persönlicher Tipp

Die digitale Ablage von Buchhaltungsunterlagen bietet zahlreiche Vorteile und ist in der modernen Geschäftswelt unerlässlich. Durch eine klare Struktur, den Einsatz geeigneter Tools und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen schaffen Sie eine effiziente und rechtssichere Buchhaltung. Befolgen Sie die hier gegebenen Tipps und Best Practices, um Ihre Buchhaltung auf ein neues Niveau zu heben und die Vorteile der Digitalisierung voll auszuschöpfen.

Persönlicher Tipp: Das Rad muss nicht neu erfunden werden! Es gibt zahlreiche gute Tools auf dem Markt, die den Geschäftsalltag erleichtern, jedoch kein «Wundertool», welches alle Ihre Bedürfnisse abdecken kann. Testen Sie doch «einfach mal darauf los», um Ihre persönliche Präferenz beim Umgang mit der digitalen Ablage festlegen zu können.

 

df audit – Wir unterstützten Sie auf Ihrem Weg zur Digitalisierung.